27 апреля — Международный день секретаря

Национальная Ассоциация секретарей в США в 1952 году учредила «административную неделю». , приходившуюся на начало первого летнего месяца, а среда стала Национальным днем секретаря. Новый профессиональный праздник был создан при материальной поддержке Ассоциации и некоторых корпораций, а его инициатором стал американский публицист Гарри Клемфусс.

Сегодня это праздник не только секретарей, но и всех специалистов, обеспечивающих рабочую обстановку в офисе. 

Любая мало-мальски уважающая себя компания должна иметь секретаря.

Голос секретаря, которому вы будете звонить, — это лицо фирмы. И от тогокак это лицо будет встречать посетителей, будет зависеть и успех компании. Первоезнакомство с фирмой начинается с голоса, который поприветствует вас, если выпозвоните. Добрый, сердечный, милый голос за первые 10 секунд сложит у васвпечатление о компании, и дальше это впечатление будет вас сопровождать, если втечение пяти минут не произойдет ничего сверхъестественного и неординарного,еще очень долго.

Несколько правил секретаря.

Поднимать трубку необходимо сразу после третьего гудка. Еслисекретарь-референт поднимает трубку после третьего гудка, то, скорее всего, этослишком долго, и возможно, звонящий подумает положить трубку, поскольку создаетсямнение о чрезмерной занятости либо неважности для обитателей офиса телефонныхразговоров. Если трубка поднимается до третьего гудка, создается ощущение, чтосекретарю на рабочем месте делать нечего, поэтому он только и делает что ждет звонка.

Сразу после того как трубка была поднята, легким, добрым, непринужденнымголосом секретарь должен представиться, назвав компанию, куда дозвонилсяабонент и имя говорящего.

Опытный секретарь должен знать заранее, какие примерно вопросы будетзадавать человек на линии и постараться ответить на них, до того, как они могутбыть произнесены. Это создает очень благоприятное впечатление о компании.

Исторически сложилось так, что первыми секретарями были только мужчины.Все начиналось с царей, королей и императоров. Пока первое лицо занималасьруководством страной, секретари, как доверенные лица, занимались организациейработы августейших персон. Они знали все секреты и хранили их.

Сегодня секретарь-референт – это непросто хороший и добрый человек смягким и отзывчивым сердцем, а еще и профессионал с хорошей базовойподготовкой, с высоким уровнем общего образования, профессиональными навыками работыс документами, доскональное знание компьютера и основных базовых программ. а также узкопрофессиональными знаниями,требующие быстрого ответа по вопросам специализации организации, на котором трудится секретарь-референт.

Есть несколько уровней работы секретарей.

Ресепшионист – девушка,которая отвечает на первоначальный звонок и определяет, кому из специалистовнаправить звонящего. В ее обязанности входит отвечать на поверхностные вопросыобщего характера.

Офис-менеджер со знаниеминостранного языка занимается организацией офиса, а также взаимодействием синостранными гостями и посетителями.

Персональный секретарь — являетсядоверенным лицом, помощником генерального директора. Включает в себя полныйконтроль над рабочим временем и встречами руководителя организации, ведет егокалендарь, назначает встречи и отменяет их.

Неделя профессиональных работников стала брендом (APV), которым владеет Международная ассоциация административных работников.

Многие страны отмечают собственные дни секретарей, приходящиеся на разные даты – в нашей стране он приходится на третью сентябрьскую пятницу.

In 1952, the National Association of Secretaries in the United States established «Administrative Week». at the beginning of the first month of summer, and Wednesday became National Secretary’s Day. The new professional holiday was created with the financial support of the Association and some corporations, and it was initiated by the American publicist Harry Clemfuss.

Today it is a holiday not only for secretaries, but also for all specialists who provide a working environment in the office.

Any more or less self-respecting company should have a secretary.

The voice of the secretary you will be calling is the face of the firm. And the success of the company will depend on how this person will meet the visitors. The first acquaintance with the company begins with a voice that will greet you if you call. A kind, warm, sweet voice in the first 10 seconds will give you an impression of the company, and then this impression will accompany you, if nothing supernatural and extraordinary happens within five minutes, for a very long time.

Several secretary rules.

You must pick up the handset immediately after the third ring. If the secretary-assistant picks up the phone after the third ring, then most likely it is too long, and the caller may think to hang up, as it creates an opinion that telephone conversations are too busy or unimportant for the inhabitants of the office. If the receiver goes up before the third ring, it seems that the secretary has nothing to do at the workplace, so he only does what he is waiting for the call.

Immediately after the phone was picked up, the secretary should introduce himself in a light, kind, relaxed voice, naming the company where the subscriber got through and the name of the speaker.

An experienced secretary should know in advance what kind of questions the person on the line will ask and try to answer them before they can be uttered. This creates a very positive impression of the company.

Historically, only men were the first secretaries. It all started with kings, kings and emperors. While the first person was in charge of managing the country, the secretaries, as proxies, were involved in organizing the work of the august persons. They knew all the secrets and kept them.

Today, an assistant secretary is not just a good and kind person with a soft and responsive heart, but also a professional with good basic training, a high level of general education, professional skills in working with documents, thorough knowledge of computers and basic basic programs. as well as narrow professional knowledge, requiring a quick response on the specialization of the organization, which employs the secretary-assistant.

There are several levels of secretarial work.

Receptionist is a girl who answers the initial call and determines which specialist to send the caller to. She is responsible for answering superficial general questions.

An office manager with knowledge of a foreign language is involved in organizing the office, as well as interacting with foreign guests and visitors.

Personal secretary — is a confidant, assistant to the general director. Includes full control over working hours and meetings of the head of the organization, keeps his calendar, makes appointments and cancels them.

Professional Workers Week has become a brand (APV) owned by the International Association of Administrative Workers.

Many countries celebrate their own secretary days, falling on different dates — in our country, it falls on the third September Friday.